Safeguard B.V. en Safeguard Nederland B.V. (hierna: "Safeguard"), gevestigd aan het Stationsplein 3, 4811 BB Breda en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummers 63968223 en 68511248, hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, in welke hoedanigheid wij dat doen en wat uw rechten zijn. Heeft u vragen? Neem contact op via fg@safeguardapp.nl.

De rol van Safeguard
Safeguard treedt afhankelijk van de context op in twee verschillende rollen onder de AVG, en het is belangrijk om te begrijpen welk onderscheid daartussen bestaat.
Bij de levering van de Safeguard-diensten aan klanten treedt Safeguard op als verwerker. Dit betekent dat de klant als verwerkingsverantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens van hun medewerkers vaststelt. Safeguard verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van en op basis van instructies van de klant.
Voor haar eigen bedrijfsvoering, zoals marketing, het verwerken van contactverzoeken en het plaatsen van cookies op haar website, treedt Safeguard op als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval bepaalt Safeguard zelf het doel van en de middelen voor de verwerking.

Klanten van Safeguard
Als uw organisatie gebruikmaakt van de Safeguard-diensten, verwerkt Safeguard persoonsgegevens van uw medewerkers uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. Denk hierbij aan gegevens die noodzakelijk zijn voor automatische aanwezigheidsregistratie, alarmering bij calamiteiten, communicatie tijdens een incident en rapportage en evaluatie achteraf.
Een volledig overzicht van de verwerkte persoonsgegevens, de doeleinden, de ingeschakelde subverwerkers en de geldende bewaartermijnen is vastgelegd in Bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst. Deze is te raadplegen hier.
Met alle klanten sluit Safeguard een verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel uitmaakt van de Algemene Voorwaarden.

Gebruikers van de Safeguard-diensten
Bent u een medewerker die gebruikmaakt van de Safeguard-diensten? Dan is de organisatie waarvoor u werkt de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens binnen de dienst. Uw organisatie heeft als verwerkingsverantwoordelijke Safeguard opdracht gegeven de diensten in te zetten en is verantwoordelijk voor de naleving van de AVG richting u als betrokkene.
Wilt u weten welke gegevens er van u worden verwerkt, of wilt u gebruikmaken van uw AVG-rechten zoals inzage, rectificatie of verwijdering? Richt uw verzoek dan tot uw organisatie. Safeguard kan dergelijke verzoeken niet zelfstandig afhandelen, maar zal uw organisatie waar nodig ondersteunen bij de uitvoering ervan.

Potentiële klanten
Voor potentiële klanten treedt Safeguard op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit doet zich voor in de volgende situaties.

Commerciële communicatie en contactverzoeken
Wanneer u via onze website een demo aanvraagt, een prijsindicatie opvraagt of anderszins contact met ons opneemt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek te beantwoorden en om u te informeren over onze diensten en aanbiedingen. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang, te weten het kunnen beantwoorden van contactverzoeken en het onder de aandacht brengen van onze diensten bij organisaties die de veiligheid op de werkvloer willen verbeteren. Wij bewaren deze gegevens tot maximaal twee jaar na het laatste contactmoment. U kunt zich te allen tijde afmelden voor commerciële communicatie via de afmeldlink in onze e-mails.

Website en cookies
Op onze website maken wij gebruik van cookies. Wij onderscheiden drie soorten:

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website en het opslaan van uw cookievoorkeuren. Wij maken hiervoor gebruik van Cookiebot. Deze cookies plaatsen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Analytische cookies gebruiken wij om het gebruik van onze website te meten en de effectiviteit van pagina-elementen te analyseren. Wij maken hiervoor gebruik van Google Analytics (GA4) en Hotjar. Deze cookies plaatsen wij uitsluitend op basis van uw toestemming.
Marketing- en reclamecookies gebruiken wij voor het tonen van gerichte advertenties en het bijhouden van conversies. Wij maken hiervoor gebruik van Google Ads, Microsoft Advertising (Bing Ads), Meta (Facebook Pixel), LinkedIn (LinkedIn Insight Tag) en Pipedrive. Deze cookies plaatsen wij uitsluitend op basis van uw toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of uw toestemming intrekken via onze cookiebanner of uw browserinstellingen. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de werking van onze website kan beïnvloeden. De standaardinstelling is dat alleen de functionele cookies ingesteld staan.

Subverwerkers
Voor de levering van haar diensten en bedrijfsvoering maakt Safeguard gebruik van een aantal subverwerkers. Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Alle persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Amazon Web Services (AWS): Safeguard maakt gebruik van AWS voor de opslag en infrastructuur van de Safeguard-diensten. De gegevens worden opgeslagen in Ierland.
Intercom: wordt ingezet voor supportcommunicatie met gebruikers en potentiële klanten. De gegevens worden opgeslagen in Ierland.
Pipedrive: wordt ingezet als CRM-systeem voor het beheer van contacten en commerciële communicatie. De gegevens worden opgeslagen in Ierland.
Bird B.V.: wordt ingezet voor het versturen van SMS-berichten bij notificaties en calamiteiten. De gegevens worden opgeslagen in Nederland.

Een volledig en actueel overzicht van alle subverwerkers in het kader van de dienstverlening aan klanten is opgenomen in Bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst, te raadplegen hier.

Beveiliging
Safeguard neemt de beveiliging van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer multi-factor authenticatie, toegang tot gegevens op basis van het need-to-know-principe, gedetailleerde logging en monitoring, versleutelde verbindingen en een uitbestedingsbeleid met geheimhoudingsverplichtingen voor alle partijen die namens ons gegevens verwerken.

Medewerkers van Safeguard zijn gebonden aan geheimhouding en hebben alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat voor hun functie noodzakelijk is.
Safeguard hanteert de principes van privacy by design en privacy by default. Dit betekent dat privacybescherming is ingebouwd in onze diensten vanaf het moment van ontwerp, en dat de standaardinstellingen altijd de meeste bescherming bieden.
In het geval van een datalek hanteert Safeguard een interne meldprocedure. Waar Safeguard optreedt als verwerker, stelt zij de verwerkingsverantwoordelijke hiervan zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 24 uur na ontdekking op de hoogte, zodat deze kan beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen vereist is. Waar Safeguard zelf optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, worden betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd waar dit wettelijk vereist is.

Safeguard is gecertificeerd onder de volgende internationale normen:

ISO 27001: voor informatiebeveiliging, wat betekent dat wij aantoonbaar voldoen aan internationale eisen voor het beheren van informatiebeveiligingsrisico's.
ISO 27701: een uitbreiding op ISO 27001 specifiek gericht op privacymanagement en de veilige verwerking van persoonsgegevens.
ISO 9001: voor kwaliteitsmanagement, wat betekent dat onze processen structureel worden bewaakt en verbeterd.

Een gedetailleerd overzicht van onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op onze documentatiepagina.

Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u, voor zover Safeguard optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, de volgende rechten:

Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
Recht op gegevenswissing, ook wel het recht op vergetelheid
Recht op beperking van de verwerking
Recht op dataportabiliteit
Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

U kunt uw verzoek indienen via fg@safeguardapp.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.
Safeguard maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft.

Klachten
Bent u niet tevreden over de wijze waarop Safeguard met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. Bij wijzigingen informeren wij u hierover per e-mail. De laatste update was op 25-06-2026.

Privacy Policy