Veiligheid in een complexe zorgomgeving

Het St. Antonius Ziekenhuis, met locaties in Utrecht, Nieuwegein en Woerden, is een dynamische omgeving waar zorg, onderzoek en logistiek samenkomen. Dagelijks werken er duizenden medewerkers en komen honderden patiënten en bezoekers over de vloer.

In een ziekenhuis, waar iedereen kan binnenlopen en waar patiënten vaak niet mobiel zijn, is veiligheid van levensbelang. Hoe zorg je dat bedrijfshulpverleners snel en gericht kunnen handelen, zonder dat de dagelijkse zorg wordt verstoord?

Bij het St. Antonius is veiligheid een vast onderdeel van de organisatie. “Bij ons staat patiëntveiligheid altijd op één,” vertelt adviseur bedrijfshulpverlening Wilma. “Maar omdat wij een openbaar gebouw zijn, moeten we veiligheid breder zien: voor patiënten, bezoekers en collega’s. Iedereen moet zich hier veilig voelen.”

Een bedrijfshulpverlener moet altijd paraat staan

De BHV-organisatie van het St. Antonius is allesbehalve standaard. Naast de verplichte aanwezigheid van BHV’ers oefent het ziekenhuis regelmatig grootschalige rampenscenario’s, vaak samen met externe hulpdiensten.

“Een ziekenhuis heeft een verantwoordelijkheid naar de regio,” legt collega-adviseur Sarah uit. “Als er een ramp gebeurt kunnen er in korte tijd veel slachtoffers onze kant op komen. Daar moeten we op voorbereid zijn. Dat betekent dat iedereen weet wat zijn rol is, dat we oefenen en dat we die procedures blijven aanscherpen.”

Ook binnen het ziekenhuis zijn de uitdagingen groot. Omdat het St. Antonius een openbaar gebouw is, kan iedereen de voordeur binnenlopen. Dat maakt het werk voor de BHV extra uitdagend. Vooral de locatie Woerden, waar geen spoedeisende hulp of huisartsenpost meer is, vraagt om alertheid. “Daar komen mensen wekelijks binnen met klachten of verwondingen. Dan is het de BHV die als eerste handelt en bepaalt wat er moet gebeuren,” zegt Sarah. “Gemiddeld hebben we zo’n 300 onwelwordingen, verspreid over 3 locaties, per jaar in openbare ruimtes. Dat varieert van bezoekers die flauwvallen tot reanimaties.”

Om in zo’n omgeving overzicht te houden, moet alles kloppen: wie is aanwezig, wie reageert als eerste en hoe wordt er opgeschaald als dat nodig is. Dat vraagt niet alleen om goed getrainde mensen, maar ook om hulpmiddelen die dat overzicht bieden. Door mensen, processen en technologie slim te combineren, blijft het St. Antonius voorbereid op wat er kan gebeuren. Safeguard helpt daarbij door snel inzicht te geven in wie kan handelen en hoe een incident zich ontwikkelt.

Een veelzijdige BHV-organisatie

Binnen het St. Antonius werken mensen met verschillende achtergronden en specialisaties samen om de veiligheid van duizenden patiënten, bezoekers en medewerkers te waarborgen.

Om snel en adequaat te kunnen handelen, is de BHV-organisatie verdeeld in verschillende functiegroepen:

• Medische BHV’ers zijn verpleegkundigen die vooral worden ingezet bij onwelwordingen en medische incidenten. Zij lopen niet op brandmeldingen, zodat de patiëntenzorg kan doorgaan.

• BHV Plus is speciaal getraind voor incidenten met gevaarlijke stoffen. Deze medewerkers kunnen beschermende pakken aantrekken, maskers gebruiken en iemand veilig uit een ruimte halen of een spil opruimen.

• Technische BHV wordt opgeroepen bij een brandmelding of voorverkenning brand, bijvoorbeeld wanneer een rookmelder afgaat.

• Ondersteunende diensten, zoals laboratorium, keuken, transport en schoonmaak, bieden praktische ondersteuning waar nodig.

• Beveiligers vervullen de rol van ploegleider en worden ingeschakeld bij elk incident en zorgen voor de coördinatie.

• Hoofd BHV’ers nemen de leiding bij opschaling en bewaken de samenhang tussen alle teams.

• Spoedcoördinatoren nemen in de avond, nacht en weekend deze regierol over en lopen op BHV incidenten.

“Dit maakt onze BHV eigenlijk een mini-organisatie binnen het ziekenhuis,” vertelt Wilma. “Iedereen heeft een eigen rol en verantwoordelijkheid. Dat lijkt complex, maar is juist heel effectief als het goed is ingericht.”

Juist die verscheidenheid aan taken vraagt om een systeem dat snel onderscheid maakt tussen de soorten incidenten. Een brandmelding vereist immers een ander team dan een medische noodsituatie of een incident met gevaarlijke stoffen. Door deze specialisaties te koppelen aan gerichte scenario’s kan het ziekenhuis de juiste mensen bereiken op het juiste moment, zonder dat de rest van de organisatie onnodig wordt belast.

Van analoge seinen naar digitale precisie

Tot 2019 werkte het ziekenhuis met een ouderwets seinsysteem. Zodra er iets gebeurde, gingen alle seinen tegelijk af. Daardoor stonden soms 25 mensen bij een klein incident, terwijl andere afdelingen onnodig werden gestoord.

“Die tijd zijn we gelukkig voorbij,” lacht Wilma. “We moesten toen 600 BHV’ers opleiden en trainen, want iedereen moest met die seinen kunnen omgaan. Ze raakten kwijt, gingen stuk of verdwenen in de was. Het was enorm tijdrovend.”

De overstap naar Safeguard maakte de organisatie overzichtelijker en veel beter beheersbaar. “We zijn van 600 naar 200 BHV’ers gegaan. Dat scheelde zoveel in tijd en opleidingskosten” vertelt Wilma. “Safeguard gaf ons precies wat we nodig hadden: gericht kunnen oproepen, inzicht in de aanwezigheid van onze hulpverleners en nooit meer hoeven zoeken naar een sein dat verdwenen is.”

Scenario’s op maat

De verschillende rollen binnen de BHV-organisatie komen samen in de manier waarop het St. Antonius met scenario’s werkt. In Safeguard zijn deze scenario’s gekoppeld aan de specifieke functies, zodat altijd de juiste hulpverleners worden opgeroepen. Elk scenario is zorgvuldig ingericht op basis van wie wat moet doen, zodat bij elk type melding direct de juiste hulpverleners worden gealarmeerd.

• Voorverkenning brand: alleen de technische dienst, beveiliging en de spoedcoördinator worden opgeroepen om de situatie te beoordelen.

• Bevestigde brand: de oproep wordt opgeschaald naar het volledige BHV-team, dat de coördinatie en ontruiming op zich neemt.

• Gevaarlijke stoffen: uitsluitend BHV Plus wordt gealarmeerd, omdat deze medewerkers getraind zijn in het werken met adembescherming en beschermende pakken.

• Medische incidenten en onwelwordingen: de medische BHV’ers rukken uit, vaak verpleegkundigen die de eerste triage doen en direct kunnen handelen.

“We kunnen scenario’s gericht activeren en opschalen,” vertelt Sarah. “Zo staat er eerst een klein team, en alleen als het nodig is, groeit de hulpverlening mee. Dat geeft rust en voorkomt dat andere afdelingen onnodig worden gestoord.” 

Ploegleiders kunnen via hun telefoon direct opschalen of de meldkamer vragen dit te doen, afhankelijk van de ernst van de situatie. “Die flexibiliteit is belangrijk,” zegt Sarah. “Het systeem past zich aan aan wat er gebeurt, niet andersom. Zo blijft de zorg doorgaan en is er altijd snel hulp beschikbaar waar dat nodig is.”

Communicatie en coördinatie

Voor dagelijkse communicatie maakt het team gebruik van de Push-to-talk-functie in Safeguard. “Portofoons leverden altijd gedoe op,” vertelt Wilma. “Ze stonden op het verkeerde kanaal of niemand wist precies hoe ze werkten. Push-to-talk is veel eenvoudiger. We kunnen direct aangeven wie waarheen gaat of wat er al geregeld is. Zo voorkom je dubbel werk.”

Daarnaast monitort het team actief de status van alle gebruikers. “Als iemand een x periode niet actief is, krijgen we een melding. Dan sturen we een bericht en vragen wat er aan de hand is. Meestal is het iets simpels, zoals een nieuwe telefoon of iemand die uit dienst is. Zo houden we het systeem actueel en betrouwbaar,” zegt Sarah.

Meer rust, focus en voorbereiding

Met de opzet van hun BHV-organisatie werkt het St. Antonius sneller en gerichter. Incidenten worden direct opgepakt, het juiste team staat op de juiste plek en de dagelijkse zorg wordt nauwelijks verstoord.

“Safeguard helpt ons om in een complexe zorgomgeving snel en precies te handelen,” zegt Wilma. “Dat geeft rust op de werkvloer en vertrouwen bij onze medewerkers. En uiteindelijk komt dat de patiëntveiligheid alleen maar ten goede.”