Kamer van Koophandel biedt informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers. Zo bieden ze betrouwbaar advies en praktische tools aan, voor het starten en runnen van je eigen bedrijf. De Kamer van Koophandel verricht drie wettelijke taken: het registreren van bedrijven in het Handelsregister, het informeren en adviseren van ondernemers, en het verzorgen van de officiële publicatie van deze bedrijfsinformatie. Met verschillende locaties, een groot BHV-team en een variatie aan risico’s is de BHV-coördinatie een belangrijke taak in de bedrijfsvoering van het bedrijf.
Wat is jouw rol binnen de Kamer van Koophandel?
Mijn naam is Ilse van den Helder en ik ben teamleider facilitair bij de Kamer van Koophandel. We hebben 14 locaties in Nederland waar we ondernemend Nederland op allerlei gebieden adviseren en ondersteunen. Dat zijn een aantal kleinere locaties, dat noemen wij de frontoffice locaties waar ondernemers zich kunnen inschrijven. Op de negen grotere locaties, waar we met meerdere afdelingen en vaak ook meerdere verdiepingen zitten, hebben we uitgebreide BHV-organisaties. Vanuit mijn rol ben ik verantwoordelijk voor de organisatie van de BHV en maken we sinds drie jaar gebruik van Safeguard.
Hoe vertaalt jouw rol zich naar de dagelijkse praktijk?
Elke grote locatie van de Kamer van Koophandel heeft een eigen BHV-locatiecoördinator. Zij schakelen met de BHV’ers en ploegleiders, organiseren oefeningen en houden kwartaalbijeenkomsten. Mijn rol is meer op beleidsniveau: ik zorg dat het beleidsplan actueel is, dat er voldoende bezetting is en bespreek elk kwartaal met de coördinatoren welke incidenten er zijn geweest. Daarnaast voeren we jaarlijks per locatie een veiligheidsscan uit, waarvan we de verbeterpunten verwerken in de organisatie. Ook uit ontruimingsoefeningen komen vaak aandachtspunten die we vertalen naar verbeteracties.
De Safeguard-app helpt ons daar enorm bij. Dankzij de rapportages van BHV’ers zien we direct of we voldoen aan onze richtlijn: minimaal één BHV’er per etage plus één extra per locatie. Omdat thuiswerken steeds gebruikelijker is, is het een uitdaging om dagelijks genoeg BHV’ers fysiek aanwezig te hebben. De rapportages geven ons inzicht of we moeten werven, of dat we roosters moeten aanpassen. Dat maakt een groot verschil: wat voorheen een ingewikkelde puzzel was, is nu veel beter te managen. Daarnaast levert de app zelf ook verbeterpunten op, waardoor we continu scherper worden in onze organisatie van veiligheid.
Wat was voor jullie de aanleiding om voor een BHV app te kiezen?
Voorheen maakten we gebruik van portofoons, maar die hadden drie duidelijke nadelen. Zodra iemand het pand verliet maar de portofoon achterbleef op de werkplek, leek het alsof er nog een BHV’er aanwezig was, terwijl dat in werkelijkheid niet zo was. Daarnaast zorgden de open kanalen regelmatig voor storingen, omdat ook anderen hetzelfde kanaal gebruiken. En tot slot hadden BHV’ers geen overzicht van wie er naast henzelf nog meer op locatie aanwezig was. Alleen op de plek waar de portofoons werden opgehaald lag een intekenlijst, dus daar stond het wel genoteerd. Maar als Piet een portofoon bij zich had, wist hij bijvoorbeeld niet dat Jan die dag ook aanwezig was.
Een groot voordeel van Safeguard is dat BHV’ers geen extra apparaat meer hoeven mee te nemen. Iedereen heeft altijd zijn telefoon bij zich, waardoor er niets vergeten kan worden.
Van welke functionaliteiten van Safeguard maken jullie gebruik?
Via de aanwezigheidsregistratie hebben we nu automatisch inzichtelijk welke BHV’ers er aanwezig zijn.
Qua communicatie vindt het BHV-team de handsfree-modus een groot voordeel: zo kunnen zij tijdens een incident de handelingen blijven doen én communiceren, iets wat met de portofoons niet mogelijk was.
Bij een EHBO-melding is het bijvoorbeeld zo ingesteld dat de oproep stopt zodra drie mensen hebben geaccepteerd. Daarmee voorkomen we dat er te veel BHV’ers op een klein incident afkomen, wat bij de portofoons wel vaak gebeurde. Voor EHBO en reanimatie roepen we telkens drie mensen op, terwijl bij brandontruiming en bommelding juist iedereen wordt gealarmeerd. EHBO-situaties komen in de praktijk het vaakst voor.
Daarnaast maken we gebruik van testmeldingen. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers die niet op kantoor zijn, deze meldingen niet ontvangen. Zo blijft het systeem efficiënt en worden alleen de aanwezige BHV’ers betrokken.
Via het prikbord communiceren we niet urgente berichten naar het team, zoals een storing aan de lift of BMI.
Jullie hebben verschillende alarmeringen getest met onze demo-koffer, hoe is dat bevallen?
We willen graag de QR-codes gaan gebruiken. Daarmee haal je eigenlijk de schakel van het bellen naar het noodnummer eruit. Nu is de procedure dat iemand het noodnummer belt, bij de receptie uitkomt en dat de receptie via het dashboard de oproep doet. Met QR-codes kan die tussenstap vervallen.
Ons plan is om de QR-codes in te zetten op locaties waar een BHV-organisatie aanwezig is. We willen ze plaatsen in verkeersruimtes, zowel vóór als achter de paslezers. Denk aan de plekken waar nu ook de ontruimingsplattegronden hangen. De meerwaarde daarvan werd onlangs duidelijk toen iemand met hartproblemen onwel werd en collega’s eerst op zoek gingen naar een BHV’er. In zulke situaties gaat er kostbare tijd verloren. Met een QR-code kan direct een oproep worden geplaatst, zonder omwegen. Dat kan vooral bij medische noodsituaties het verschil maken.
Wat is voor jullie de praktische meerwaarde van Safeguard?
Bij vrijwel elk incident maken we gebruik van de Safeguard-app. We merken dat zodra er een oproep wordt geplaatst, hulpverleners ook echt binnen no-time aanwezig zijn. Dat geeft veel vertrouwen.
Ik ben erg tevreden over de app, het is erg gebruiksvriendelijk. Ook over de helpdesk ben ik heel tevreden. Zo hadden we laatst een verhuizing waarbij we van alles hadden geregeld, maar vergeten waren dat ook de geofencing aangepast moest worden. Daardoor vielen de BHV’ers buiten het contour en werden ze niet herkend als aanwezig. Eén mailtje was genoeg en binnen tien minuten was het opgelost. Dat laat zien hoe wendbaar jullie organisatie is.
Daarnaast waardeer ik de updates die jullie via filmpjes delen, die zijn heel duidelijk en praktisch. Al met al: het werkt echt top.
