Appelpop is het grootste meerdaagse, gratis toegankelijke festival van Europa, volledig georganiseerd door vrijwilligers. Jaarlijks trekken zo’n 100.000 bezoekers naar Tiel voor twee dagen muziek, sfeer en saamhorigheid. Achter de schermen wordt wekenlang hard gewerkt: tijdens de opbouw en afbraak zijn dagelijks zo’n 90 tot 100 vrijwilligers actief om het terrein vorm te geven.
Juist in die periode, waarin het terrein elke dag verandert, is veiligheid cruciaal. Want ook een tijdelijk evenement als Appelpop valt onder de Arbowet, met alle verplichtingen die daarbij horen.
Tijdens de opbouw spraken we met René Völker van der Meijden (Arbo-coördinator) en Mirtje Cox (hoofd Vrijwilligers Ondersteuningsteam & Nachtwacht) over de overstap naar één geïntegreerde oplossing voor BHV-alarmering en communicatie.
De uitdaging
De BHV-organisatie van Appelpop groeide mee met het festival, maar de middelen waren versnipperd. Tijd om hun getrainde noodorganisatie ook te voorzien van de juiste tools, dacht René. Daarnaast werd de aanwezigheid bijgehouden met Excel-lijsten. Namen en telefoonnummers werden voor aanvang geprint en dat was onhandig en privacygevoelig, laat de Arbo-coördinator weten, terwijl we een rondje over het terrein lopen.
Daar komt bij: een bouwterrein kent specifieke risico’s. Wisselende weersomstandigheden, struikelgevaar, werken op hoogte en aanrijdgevaar. Appelpop wilde de BHV-organisatie professionaliseren: zicht op aanwezigheid en bezetting en een makkelijker manier van communicatie.
‘We maken gebruik van portofoons, maar die zijn maar beperkt beschikbaar’, laat Mirtje weten. ‘Daarnaast is de aantoonbare naleving van de Arbowet van belang’, vult René aan - schijnbaar stond er dat weekend nog een bezoek van de inspectie op het programma.
De oplossing
Toen duidelijk werd dat Excel-lijsten, telefoontjes en portofoons niet langer voldeden, ging Appelpop op zoek naar een slimme en toegankelijke manier om de BHV-communicatie te verbeteren. Het moest een oplossing zijn die past bij de realiteit van het festival.
René: ‘We zijn maar drie weken per jaar hier op locatie, maar binnen die weken moet alles kloppen, ook de veiligheid. Dan wil je iets dat eenvoudig werkt, waar iedereen mee overweg kan.’
Tijdens zijn zoektocht stuitte hij via LinkedIn op Safeguard. Na een korte demo was het bestuur overtuigd. Voor de opbouw van het festival is Safeguard ingericht als centrale schakel voor veiligheid en coördinatie.
Het terrein is opgedeeld in sectoren, vrijwilligers werden toegevoegd en er verschenen QR-codes op zichtplekken, zodat ook niet-BHV’ers eenvoudig een melding konden maken.
Implementatie voor een tijdelijk team
Zoals benoemd ligt een deel van de uitdaging in het tijdelijke van een festival. De teams bestaan uit vrijwilligers die maar drie weken per jaar in deze setting werken; er is geen ruimte voor lange trainingen of complex beheer. Dat verklaart waarom gebruiksgemak doorslaggevend was.
Na een korte demo, die René uiteindelijk zelf gaf aan de functioneel beheerders, was het terrein in enkele uren in sectoren en GPS-locaties ingedeeld, waren de BHV’ers geüpload en hingen er QR-codes op zichtlocaties. “Zonder training hadden we de app ingericht en iedereen toegevoegd.’’
Compliance: Arbo aantoonbaar geregeld
Hoewel Appelpop tijdelijk neerstrijkt, gelden dezelfde Arbo-verplichtingen als bij een vaste organisatie. Safeguard helpt om dat zichtbaar en aantoonbaar te maken. Incidenten worden vastgelegd en betrokkenen ontvangen automatisch een korte vragenlijst. De beheerder kan na afloop alles bundelen en rapporteren. Zo ontstaat een continu verbeter model dat past bij een evenement dat elk jaar terugkeert.
Het resultaat
In de weken waarin alles tegelijk gebeurt, brengt Safeguard rust en regie. Meldingen lopen via één kanaal met duidelijke locatie-informatie, de BHV-bezetting is real-time inzichtelijk per sector en iedereen staat met elkaar in verbinding met de Push-to-talk. Het effect? Snellere opvolging, minder ruis en een organisatie die kan aantonen dat ze Arbo-proof zijn en dat de BHV op orde is.
