VIRO ist ein internationales Ingenieurbüro mit Niederlassungen in den Niederlanden, Deutschland und Belgien. Mehr als 900 Mitarbeitende arbeiten unter anderem an Projekten in den Bereichen Maschinenbau, Halbleiterindustrie, Automobilindustrie, Gewerbebau, Lebensmittelindustrie sowie dem maritimen Sektor. Der Hauptsitz in Deutschland befindet sich in Dissen, Niedersachsen, mit weiteren Standorten in Berlin, Dresden und Aalen. In Dissen sind zwölf Ersthelferinnen und Ersthelfer ausgebildet, die sowohl im Büro als auch in der nahegelegenen Montagehalle im Einsatz sind.
Nicole Daniel arbeitet seit 2019 als Quality Controllerin bei VIRO in Dissen. Sie verantwortet die Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und Arbeitssicherheit und unterstützt die Niederlassungsleitung in allen Fragen rund um Qualität und Organisation. Für sie ist Sicherheit kein separates Thema, sondern ein fester Bestandteil der täglichen Qualitätssicherung. Seit der Zertifizierung nach ISO 45001 ist die Arbeitssicherheit noch stärker in den Fokus gerückt, erklärt sie: „Wir wollen Standards schaffen, Abläufe vereinheitlichen und den Mitarbeitenden Werkzeuge an die Hand geben, die im Notfall schnelle und klare Kommunikation ermöglichen.“
Sicherheit als Teil des Qualitätsmanagements
Bei VIRO wird Sicherheit als Teil des Qualitätsmanagements verstanden. Nicole Daniel verbindet in ihrer Rolle die Bereiche Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und Arbeitssicherheit. Nach der ISO 45001 Zertifizierung verfolgt das Unternehmen ein integriertes Sicherheitsmanagement, das Strukturen schafft, Verantwortlichkeiten klärt und Prozesse kontinuierlich verbessert. Sie erklärt, dass es nicht nur darum gehe, formale Anforderungen zu erfüllen, sondern die Sicherheit im Alltag wirklich zu leben. Durch regelmäßige Audits und Schulungen sorgt sie dafür, dass Mitarbeitende sensibilisiert werden und das Sicherheitsbewusstsein im gesamten Unternehmen steigt.
Die Herausforderung: Keine Brandmeldeanlage und begrenzte Sichtbarkeit
Bevor Safeguard eingeführt wurde, stieß die Organisation der Ersthelfenden an ihre Grenzen. Am Standort Dissen gab es keine zentrale Brandmeldeanlage und keine Rauchmelder, Evakuierungen erfolgten mit einer Handsirene. Auch die Übersicht darüber, wie viele Ersthelfende tatsächlich vor Ort sind, fehlte, da viele Kolleginnen und Kollegen regelmäßig im Homeoffice oder bei Kundenterminen sind.
Das Management legte fest, dass pro Standort immer mindestens zwei Ersthelfende anwesend sein müssen. Ohne digitale Unterstützung war diese Kontrolle allerdings kaum möglich. Hinzu kam, dass das Gebäude in Dissen drei Etagen hat und sich Notfälle oft nicht in allen Bereichen bemerkbar machten. Zusätzlich war eine Montagehalle im Nachbarort zu berücksichtigen, in der Mitarbeitende an Maschinen und Geräten arbeiten. Nicole Daniel beschreibt die Situation rückblickend als „einfach nicht mehr zeitgemäß“ und suchte nach einer Lösung, die Übersicht, Geschwindigkeit und Sicherheit kombiniert.
Die Lösung: Transparenz, Kommunikation und schnelle Reaktion mit Safeguard
Ende 2023 entschied sich VIRO für die Einführung von Safeguard, seit Januar 2024 ist die App aktiv im Einsatz. Seither ist die Organisation der Ersthelfenden deutlich strukturierter und transparenter.
Digitale Übersicht der Ersthelfenden
Über das Dashboard kann Nicole Daniel in Echtzeit sehen, wie viele Ersthelfende anwesend sind. Wenn die Mindestanzahl unterschritten wird, erhält sie automatisch eine Benachrichtigung und kann reagieren. So lässt sich jederzeit überprüfen, ob der Standort abgesichert ist. „Ich bekomme eine Meldung, wenn zu wenige Ersthelfende im Haus sind. So habe ich immer einen Überblick und weiß, ob wir abgesichert sind“, erklärt sie.
Gezielte Alarmierung und klare Szenarien
In der App sind verschiedene Szenarien hinterlegt, vom medizinischen Notfall bis hin zum Brand. Dadurch werden immer nur die relevanten Personen alarmiert, was Zeit spart und Unruhe vermeidet. Anstatt alle Mitarbeitenden zu informieren, erreicht Safeguard gezielt die richtigen Helferinnen und Helfer – sowohl im Bürogebäude als auch in der Montagehalle.
Push-to-talk für direkte Abstimmung
Besonders positiv bewertet Nicole Daniel die Push-to-Talk-Funktion, mit der Ersthelfende und Brandschutzhelfende im Einsatz miteinander kommunizieren können. Ein Koordinator stimmt die Abläufe ab und prüft, ob alle Etagen evakuiert sind oder zusätzliche Hilfe benötigt wird. Die Kommunikation funktioniert laut Daniel reibungslos, auch über mehrere Ebenen hinweg, und sorgt für mehr Ruhe und Übersicht im Einsatz.
Einführung mit klarer Struktur
Das Onboarding verlief unkompliziert. Alle Ersthelfenden erhielten eine Einführung in die App und ihre Funktionen. Neue Mitarbeitende können jederzeit einfach hinzugefügt werden und das System ist selbsterklärend. Auch das Dashboard wurde durch Nicole Daniel geschult übernommen, damit die Verwaltung und Überwachung zentral möglich ist. Mittlerweile finden alle Kolleginnen und Kollegen auch im VIRO-Intranet eine minutengenaue Übersicht darüber, welche Ersthelfenden momentan am Standort verfügbar sind.
Positives Feedback von extern
Ein zusätzlicher Effekt zeigt sich bei externen Audits. Als VIRO dem Auditor die App vorstellte, war dieser von der Struktur und Transparenz beeindruckt. Auch Gäste fühlen sich besser aufgehoben, weil sie im Bedarfsfall schnell Hilfe anfordern können. „Der Auditor war begeistert, wie klar und organisiert unser System ist. Das bestätigt, dass wir mit Safeguard auf dem richtigen Weg sind“, sagt Nicole Daniel.
Fazit: Mehr Sicherheit, weniger Unsicherheit
Safeguard hat die Ersthelfenden-Organisation bei VIRO modernisiert und professionalisiert. Anwesenheiten sind transparent, die Kommunikation läuft schneller und Notfälle werden gezielt koordiniert. Nicole Daniel fasst den Nutzen so zusammen: „Safeguard erleichtert vieles. Wir haben jetzt ein System, das funktioniert und das auch externen Gästen und Auditoren zeigt, dass Sicherheit bei uns gelebt wird.“
Die App sorgt für mehr Sicherheit, ohne zusätzliche Komplexität, und stärkt das Vertrauen aller Mitarbeitenden. Für VIRO ist Safeguard heute ein fester Bestandteil des integrierten Qualitäts- und Sicherheitsmanagements.
