Innerhalb kürzester Zeit sind Ersthelfer bei der Handelskammer

Die Handelskammer bietet Unternehmerinnen und Unternehmern verlässliche Beratung und praktische Tools für die Gründung und Führung ihres eigenen Unternehmens. Sie erfüllt drei gesetzlich festgelegte Aufgaben: die Registrierung von Unternehmen im Handelsregister, die Information und Beratung von Unternehmern sowie die Veröffentlichung der offiziellen Unternehmensdaten.

Mit mehreren Standorten, einem großen Ersthelferteam und unterschiedlichen Risikobereichen ist die Koordination der Betriebs­ersthelfer eine wichtige Aufgabe innerhalb der Unternehmensorganisation.

Welche Rolle hast du bei der Handelskammer?

Mein Name ist Ilse van den Helder und ich bin Teamleiterin Facility Management bei der Handelskammer. Wir haben 14 Standorte in den Niederlanden, an denen wir die niederländische Wirtschaft in vielen Bereichen beraten und unterstützen. Einige davon sind kleinere sogenannte Frontoffice-Standorte, an denen sich Unternehmer registrieren können.

An den neun größeren Standorten, an denen mehrere Abteilungen und häufig auch mehrere Etagen untergebracht sind, verfügen wir über umfassende Ersthelferorganisationen. In meiner Funktion bin ich für die Organisation der Betriebs­ersthelfer verantwortlich, und wir nutzen seit drei Jahren Safeguard.

Wie sieht deine Rolle im Arbeitsalltag aus?

Jeder große Standort der Handelskammer hat eine eigene Ersthelfer-Koordinatorin bzw. einen Koordinator. Diese stimmen sich mit den Ersthelfern und Teamleitern ab, organisieren Übungen und halten vierteljährliche Besprechungen ab.

Meine Rolle ist eher strategisch ausgerichtet: Ich sorge dafür, dass der Sicherheitsplan aktuell ist, dass wir über genügend Einsatzkräfte verfügen, und bespreche mit den Koordinatoren jedes Quartal, welche Vorfälle es gegeben hat. Außerdem führen wir jährlich an jedem Standort einen Sicherheitscheck durch, dessen Verbesserungspunkte wir anschließend in die Organisation integrieren. Auch aus Evakuierungsübungen ergeben sich oft Hinweise, die wir in konkrete Verbesserungsmaßnahmen umsetzen.

Die Safeguard-App unterstützt uns dabei enorm. Dank der Berichte der Ersthelfer sehen wir sofort, ob wir unsere Richtlinie einhalten: mindestens ein Ersthelfer pro Etage plus ein zusätzlicher pro Standort.

Da Homeoffice immer üblicher wird, ist es eine Herausforderung, täglich genügend Ersthelfer physisch vor Ort zu haben. Die Berichte geben uns Einblick, ob wir neue Ersthelfer gewinnen oder Dienstpläne anpassen müssen. Das macht einen großen Unterschied – was früher ein kompliziertes Puzzle war, lässt sich heute viel besser steuern.

Darüber hinaus liefert die App selbst wertvolle Verbesserungshinweise, sodass wir unsere Sicherheitsorganisation kontinuierlich optimieren und noch präziser gestalten können.

Was war für euch der Anlass, euch für eine Ersthelfer-App zu entscheiden?

Früher nutzten wir Funkgeräte, aber diese hatten drei deutliche Nachteile.

Sobald jemand das Gebäude verließ, das Funkgerät jedoch am Arbeitsplatz liegen blieb, schien es so, als wäre noch ein Ersthelfer anwesend – obwohl das in Wirklichkeit nicht der Fall war.

Außerdem kam es auf den offenen Kanälen regelmäßig zu Störungen, da auch andere dieselben Frequenzen nutzten. Und schließlich hatten die Ersthelfer keinen Überblick darüber, wer außer ihnen selbst noch vor Ort war. Nur an der Stelle, an der die Funkgeräte abgeholt wurden, lag eine Anwesenheitsliste – dort war es also vermerkt. Aber wenn Piet ein Funkgerät bei sich hatte, wusste er zum Beispiel nicht, dass Jan an diesem Tag ebenfalls im Haus war.

Ein großer Vorteil von Safeguard ist, dass die Ersthelfer kein zusätzliches Gerät mehr mitnehmen müssen. Jeder hat sein Handy ohnehin immer dabei – so wird nichts vergessen.

Welche Funktionen von Safeguard nutzt ihr?

Über die Anwesenheitserfassung sehen wir jetzt automatisch, welche Ersthelfer im Gebäude sind.

Bei der Kommunikation empfindet das Ersthelferteam den Freisprechmodus als großen Vorteil: So können sie während eines Einsatzes weiterarbeiten und gleichzeitig kommunizieren – etwas, das mit Funkgeräten nicht möglich war.

Bei einer Ersthelfereinsatzmeldung ist es zum Beispiel so eingestellt, dass der Alarm stoppt, sobald drei Personen die Meldung angenommen haben. Damit verhindern wir, dass zu viele Ersthelfer auf ein kleines Ereignis reagieren – etwas, das mit den Funkgeräten häufig vorkam.

Für Erste Hilfe und Reanimation alarmieren wir jeweils drei Personen, während bei Brandalarm oder Bombenmeldung alle Ersthelfer benachrichtigt werden. Erste-Hilfe-Situationen kommen in der Praxis am häufigsten vor.

Zusätzlich nutzen wir Testalarme. Ein großer Vorteil ist, dass Mitarbeitende, die nicht im Büro sind, diese nicht erhalten. Dadurch bleibt das System effizient und es werden nur die tatsächlich anwesenden Ersthelfer einbezogen.

Über das schwarze Brett kommunizieren wir nicht dringende Mitteilungen an das Team, wie zum Beispiel eine Aufzugstörung oder eine technische Fehlermeldung der Brandmeldeanlage.

Ihr habt verschiedene Alarmierungen mit unserem Demo-Koffer getestet – wie war eure Erfahrung?

Wir möchten künftig gerne die QR-Codes einsetzen. Dadurch entfällt praktisch der Zwischenschritt, die Notrufnummer anzurufen.

Bisher läuft die Meldung so: Jemand ruft die Notrufnummer an, landet bei der Rezeption, und dort wird der Alarm über das Dashboard ausgelöst. Mit den QR-Codes kann dieser Zwischenschritt entfallen.

Unser Plan ist, die QR-Codes an Standorten mit einer Ersthelferorganisation einzusetzen. Wir möchten sie in Verkehrsbereichen, sowohl vor als auch hinter den Zutrittslesern, anbringen – zum Beispiel dort, wo sich auch die Evakuierungspläne befinden.

Der Mehrwert wurde kürzlich deutlich, als jemand mit Herzproblemen zusammenbrach und Kolleginnen und Kollegen zunächst nach einem Ersthelfer suchen mussten. In solchen Situationen geht wertvolle Zeit verloren. Mit einem QR-Code kann der Alarm sofort ausgelöst werden, ohne Umwege – was gerade bei medizinischen Notfällen entscheidend sein kann.

Welchen praktischen Mehrwert hat Safeguard für euch?

Bei fast jedem Vorfall nutzen wir die Safeguard-App. Wir merken, dass die Ersthelfer innerhalb kürzester Zeit vor Ort sind, sobald ein Alarm ausgelöst wird. Das schafft großes Vertrauen.

Ich bin sehr zufrieden mit der App, sie ist äußerst benutzerfreundlich. Auch mit dem Helpdesk bin ich sehr zufrieden. Neulich hatten wir zum Beispiel einen Umzug, bei dem wir an alles gedacht hatten – außer daran, die Geofencing-Zonen anzupassen. Dadurch wurden die Ersthelfer außerhalb des definierten Bereichs nicht mehr als anwesend erkannt. Eine kurze E-Mail genügte, und innerhalb von zehn Minuten war das Problem behoben. Das zeigt, wie flexibel und lösungsorientiert eure Organisation ist.

Außerdem schätze ich die Video-Updates, die ihr teilt – sie sind klar, verständlich und praxisnah. Alles in allem: Es funktioniert einfach großartig.