Appelpop ist das größte mehrtägige, frei zugängliche Festival Europas und wird vollständig von freiwilligen Helferinnen und Helfern organisiert. Jedes Jahr ziehen rund 100.000 Besucherinnen und Besucher nach Tiel für zwei Tage voller Musik, Atmosphäre und Gemeinschaft. Hinter den Kulissen wird wochenlang hart gearbeitet. Während des Auf und Abbaus sind täglich etwa 90 bis 100 Freiwillige im Einsatz, um das Gelände vorzubereiten und zu gestalten.
Gerade in dieser Phase, in der sich das Gelände täglich verändert, ist Sicherheit entscheidend. Denn auch eine temporäre Veranstaltung wie Appelpop fällt unter das Arbeitsschutzgesetz, mit allen damit verbundenen Verpflichtungen.
Während des Aufbaus sprachen wir mit René Völker van der Meijden (Arbeitsschutz Koordinator) und Mirtje Cox (Leitung Freiwilligen Unterstützungsteam und Nachtwache) über den Wechsel zu einer einzigen integrierten Lösung für Alarmierung und Kommunikation der Ersthelfer im Betrieb.
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Die Herausforderung
Die Organisation der betrieblichen Ersthelfer von Appelpop wuchs mit dem Festival mit, doch die Mittel waren über verschiedene Systeme verteilt. Es war an der Zeit, die gut ausgebildete Notfallorganisation auch mit den passenden Werkzeugen auszustatten, fand René. Außerdem wurde die Anwesenheit zuvor über Excel Listen erfasst. Namen und Telefonnummern wurden vorab ausgedruckt, was unpraktisch und datenschutzkritisch war, wie der Arbeitsschutz Koordinator erklärt, während wir über das Gelände laufen.
Hinzu kommt: Eine Baustelle birgt spezifische Risiken. Wechselnde Wetterbedingungen, Stolpergefahr, Arbeiten in der Höhe und das Risiko von Fahrzeugbewegungen. Appelpop wollte die Organisation der Ersthelfer im Betrieb professionalisieren. Überblick über Anwesenheit und Besetzung sowie eine einfachere Art der Kommunikation waren notwendig.
„Wir nutzen Funkgeräte, aber diese sind nur begrenzt verfügbar“, berichtet Mirtje. „Außerdem ist die nachweisbare Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes wichtig“, ergänzt René. An diesem Wochenende stand offenbar auch ein Besuch der Aufsichtsbehörde an.
Die Lösung
Als klar wurde, dass Excel Listen, Telefonanrufe und Funkgeräte nicht länger ausreichten, machte sich Appelpop auf die Suche nach einer smarten und leicht zugänglichen Möglichkeit, die Kommunikation der Ersthelfer im Betrieb zu verbessern. Die Lösung musste zur Realität des Festivals passen.
René: „Wir sind nur drei Wochen im Jahr hier vor Ort, aber in diesen Wochen muss alles stimmen, auch die Sicherheit. Dann möchten Sie etwas, das einfach funktioniert und von allen genutzt werden kann.“
Während seiner Suche stieß er über LinkedIn auf Safeguard. Nach einer kurzen Demo war der Vorstand überzeugt. Für den Aufbau des Festivals wurde Safeguard als zentrale Schnittstelle für Sicherheit und Koordination eingerichtet.
Das Gelände wurde in Bereiche unterteilt, Freiwillige wurden hinzugefügt und an gut sichtbaren Stellen wurden QR Codes angebracht, sodass auch Personen, die keine Ersthelfer sind, unkompliziert eine Meldung machen konnten.
Implementierung für ein temporäres Team
Wie bereits erwähnt, liegt ein Teil der Herausforderung in der temporären Natur eines Festivals. Die Teams bestehen aus Freiwilligen, die nur drei Wochen im Jahr in diesem Umfeld arbeiten. Es gibt keinen Raum für lange Schulungen oder komplexe Verwaltung. Das erklärt, warum Benutzerfreundlichkeit entscheidend war.
Nach einer kurzen Demo, die René schließlich selbst für die funktionalen Administratoren durchführte, war das Gelände innerhalb weniger Stunden in Bereiche und GPS Standorte eingeteilt, die betrieblichen Ersthelfer waren hochgeladen und an sichtbaren Stellen hingen QR Codes. „Ohne Schulung hatten wir die App eingerichtet und alle hinzugefügt.“
Compliance: Arbeitsschutz nachweisbar geregelt
Auch wenn Appelpop nur vorübergehend stattfindet, gelten dieselben Arbeitsschutzpflichten wie für eine feste Organisation. Safeguard hilft dabei, diese sichtbar und nachweisbar zu erfüllen. Vorfälle werden dokumentiert und die Beteiligten erhalten automatisch einen kurzen Fragebogen. Die verantwortliche Person kann anschließend alles bündeln und berichten. So entsteht ein Modell der kontinuierlichen Verbesserung, das perfekt zu einem jährlich stattfindenden Event passt.
Das Ergebnis
In den Wochen, in denen alles gleichzeitig passiert, bringt Safeguard Ruhe und Kontrolle. Meldungen laufen über einen einzigen Kanal mit klaren Standortinformationen, die Besetzung der betrieblichen Ersthelfer ist in Echtzeit pro Bereich einsehbar und alle sind über Push to Talk miteinander verbunden. Das Ergebnis? Schnellere Reaktionen, weniger Störungen und eine Organisation, die nachweisen kann, dass sie den Arbeitsschutz erfüllt und die Ersthelferorganisation optimal aufgestellt ist.
